Requerimientos de un Sistema de Ventas ▷ Sistema POS & Inventarios

Como emprendedor es preciso conocer los requerimientos de un sistema de venta para que beneficie nuestro emprendimiento. Los software POS o sistemas de punto de venta son actualmente utilizados por las pequeñas, medianas y grandes empresas, puesto a que han transformado los procesos de facturación y venta dentro de los negocios. 

Este tipo de tecnología permite procesar las transacciones de venta, llevar un registro de las bodegas y lograr la satisfacción de los clientes dentro del punto de venta. En el mercado existen varias alternativas de acuerdo a las necesidades del usuario. Te mostramos todo lo que debes saber sobre un sistema POS.

¿Qué es un Sistema POS?

Se conoce como Sistema POS aquel que se compone de herramientas de software y hardware para permitirle a los negocios llevar las transacciones que realizan sus usuarios, por medio de una sistematización en el control de ventas e inventarios, es decir, que podrán facturar y llevar el control de los ventas/ingresos de manera ágil y en tiempo real.

Si estás pensando en adquirir un software POS, estos son los requerimientos mínimos que debería cumplir para ayudarte con la optimización de empresa:

  1. Facilidad de Uso
  2. Manejo de Inventario
  3. Accesibilidad
  4. Generación de Reportes
  5. Herramientas Básicas

A continuación te explicamos más detalles de estas funcionalidades tan útiles y necesarias para todo Sistema POS & Inventarios.

  1. Facilidad de uso

Los beneficios de incluir un software POS en el punto de venta son muchos. Sin embargo, contar con un sistema que sea poco amigable para los usuarios no sería de gran ayuda, puesto que representaría una desventaja en la agilidad de tus procesos financieros.

Además, la facilidad de uso representa una disminución en los errores que se puedan presentar al momento de realizar una venta. Un software POS debe poseer una interfaz fácil de manejar, intuitiva y amigable, tanto para los gerentes como para el empleado que está a cargo de realizar las ventas en el negocio.

  1. Manejo de inventarios

Contar con un software de punto de venta que lleve un control automático del inventario permitirá conocer el stock de cada producto al facturarlo y obtener en tiempo real el detalle de los productos disponibles.

Es necesario asegurarse de adquirir un software que permita incluir un inventario por sucursal, en caso de trabajar con más de una. Así mismo, también es importante contar con un sistema que genere reportes completos, como reportes por ventas, ventas por ítem o clientes

De igual forma, la opción de poder importar una lista de productos desde excel también es un herramienta bastante importante que deben poseer los sistemas POS, ya que facilita el trabajo al momento de ingresar nueva mercancía.

La importación de productos es ideal cuando queremos realizar ventas de manera rápida, ya que al contar con la información en una base de datos estaremos facilitando el proceso.

  1. Accesibilidad

Hoy en día la accesibilidad es uno de los factores más importantes a tener en cuenta al momento de elegir un sistema POS, pues las Pymes necesitan comenzar sus operaciones de forma inmediata.

Actualmente existen dos tipos de soluciones para los puntos de venta. Primero, están aquellos que requieren de una licencia y necesitan ser instalados en un computador. Estos suelen ser más costosos y presentan menos posibilidad de acceso, ya que solo funcionan en donde se encuentren instalados. Y por último, están aquellos que funcionan en la nube.

Los software en la nube tienen una mayor flexibilidad en comparación con los tradicionales, pues permiten facturar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo que cuente con acceso a internet. De igual forma, con un software en la nube los gerentes podrán consultar de forma remota y en tiempo real las ventas que se hayan realizado.

  1. Generación de Reportes

Conocer el estado final después de cada cierre de turno es indispensable para tener el control de la empresa, por ello es importante adquirir un software que genere reportes en línea con la información necesaria. Disponer de esta información estratégica permitirá analizar el funcionamiento del negocio y tomar buenas decisiones en función de mejorar.

Actualmente, en el mercado existen algunas opciones capaces de generar reportes automáticos y que son enviados en tiempo real para alimentar la información contable de la empresa. Te recomendamos verificar si tu sistema POS ofrece esta funcionalidad, ya que no solo estarías ahorrando tiempo en los proceso de venta, sino también automatizando la contabilidad de tu negocio.

  1. Herramientas básicas

Incluir un sistema POS dentro de tu punto de venta te permitirá realizar algunas acciones como:

  • Buscar productos por palabra clave o mediante un lector de barras.
  • Integrar herramientas de hardware, como impresoras y lectores de códigos de barra.
  • Aperturar y cerrar diferentes turnos.
  • Definir los métodos de pago.
  • Imprimir facturas en formato tirilla.
  • Crear contactos frecuentes.

En resumen, un sistema POS debe estar enfocado en facilitar el trabajo con el punto de venta. De modo que si tus procesos transcurren de manera más sencilla, puedes dedicar mayor tiempo a los clientes.

¿Cuáles son los mejores sistemas POS?

Existen dos tipos de Sistemas POS:

  • POS tradicional :Funciona con una red que debe instalarse en todas las computadoras en las que vaya a operar.
  • POS en la nube: Es aquel solamente necesita de internet para ser utilizado, prestando una actualización de la data en tiempo real.

Nuestro equipo estuvo revisando diferentes opciones, así que si estás pensando en elegir un sistema POS para tu negocio puedes probar el de Alegra. Pues su software de contabilidad en la nube te permite simplificar tu día a día y llevar toda tu información en tiempo real. Además, Alegra cuenta con un equipo de soporte listo para atender a sus usuarios en cualquier momento y ofrece 15 días gratuitos para utilizar todas sus funciones 

Como ya conoces los requerimientos de un sistema de ventas ¡Recuerda buscar la opción que mejor se adapte a tus necesidades y las de tu negocio!

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