Este tipo de factura se expide, genera y numera por medio de un sistema de facturación por computador, y debe ser entregada y conservada para posibles requerimientos futuros.
La solicitud de la resolución se puede realizar a través del sitio web de la DIAN al seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al sitio web www.dian.gov.co
- Dirigirse a la opción: Usuarios registrados si se cuenta con un usuario y contraseña. De lo contrario, ingresar a la opción: Nuevos usuarios para registrarse. En esta opción se debe tener un mecanismo de firma digital vigente y la información del RUT actualizada.
- Luego de ingresar en Usuarios registrados, se debe completar un formulario con los siguientes datos de acceso: Número de documento de la organización, tipo de documento del usuario, número de documento y contraseña.
- Dar clic en ingresar.
- En el menú ubicado en la parte izquierda de la pantalla, hacer clic en Numeración de facturación y nuevamente ingresar a la opción Numeración de facturación. Luego hacer clic en: Solicitar Numeración de Facturación.
En esta opción, aparecerá un mensaje en el que se recuerda la importancia de tener el RUT actualizado. Dar clic en aceptar.
- Se solicita la confirmación de los siguientes datos con la información del contribuyente: NIT, tipo y número de documento del autorizado. Aparecerá un mensaje con las autorizaciones próximas a vencer.
- Para solicitar una nueva numeración o ampliar la actual, dar clic en Autorizar Rangos. Aquí se solicitará ingresar los datos de una cuenta bancaria.
- Seleccionar el tipo de facturación. En este punto elegir la opción por computador.
- Ingresar los datos seleccionados por cada rango y elegir el establecimiento. Clic en Agregar.
- Aquí estará disponible la opción de generar borrador. Con este se podrá descargar y revisar el documento. Clic en Aceptar.
- Generar el documento definitivo. Inmediatamente se abrirá una nueva ventana en la cual se deberá ingresar un código y contraseña con el fin de obtener la firma digital.
- Hacer clic en Generar código para recibir en el correo electrónico registrado, el código de acceso para esta factura.
- Ingresar el código y la clave.
- Dar clic en la opción Firmar. Aparecerá un mensaje para confirmar el monto de los activos de la empresa.
- Seleccionar el rango correspondiente y hacer clic en Aceptar.
- Ver la solicitud en estado definitivo. Se debe realizar de nuevo el proceso de firma para que la solicitud sea válida.
- Generar un nuevo código en el correo electrónico e introducir la contraseña para validarlo.
- Hacer clic en Ver documento para descargarlo en formato PDF.
- Revisarlo y asegurarse de que tenga la marca de agua con la palabra Autorizado.
Este procedimiento también puede realizarse para habilitar rangos próximos a vencer o para inhabilitar los que ya no se usarán. Para esto, se deben seguir todos los pasos hasta obtener el documento en estado definitivo y firmado.